Секретарь делопроизводитель

Условия:
- Официальное трудоустройство в стабильную компанию, прямой работодатель
- График работы с 09. 00 до 18. 00 часов
- Размер заработной платы указан после вычета налогов, выплачивается 2 раза в месяц безналичным расчетом на карту по предоставленным реквизитам
Требования:
- Среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена (« Документационное обеспечение управления и архивоведение» ) или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или опыт работы в данной должности не менее 1 года.
- Грамотность.
- Вежливость.
- Исполнительность.
Обязанности:
- Организация и осуществление функций делопроизводства в соответствии с Положением о делопроизводстве и документообороте:
- Прием и первичная обработка входящих документов;
- Предварительное рассмотрение и сортировка входящих документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- Подготовка внутренних и исходящих документов для подписи генеральным директором;
- Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов;
- Организация доставки документов исполнителям;
- Ведение базы данных документов организации;
- Ведение информационно-справочной работы;
- Обработка и отправка исходящих документов;
- Сканирование входящих, внутренних и исходящих документов;
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения организации документов текущего делопроизводства;
- Контроль исполнения приказов генерального директора и решений коллегиальных органов.
- Разработка номенклатуры дел организации;
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
- Формирование дел;
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работыэкспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- Составление внутренней описи дел дляособо ценных документов;
- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения для архивирования;
- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Передача дел в архив организации.
- Участие в планировании бюджета и в исполнении бюджета (инициирование сделок и контроль исполнении договорных обязательств) по следующим статьям расходов:
- расходы на аренду и содержание офисных и жилых помещений;
- расходы на ИТ-безопасность и ИТ-обеспечение (IP телефония, обслуживание, лицензии, сертификаты, приобретение офисной техники, программное обеспечение, ремонт офисной техники);
- расходы на услуги связи и интернет, в том числе: городская проводная, мобильная связь, междугородние переговоры, интернет, почтовые расходы;
-расходы на обеспечение канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания и питьевой водой;
- расходы по страхованию и лизингу (за исключением строительных машин и механизмов).
- Взаимодействие с арендодателями офисных и жилых помещений, организация и контроль уборки и содержания офисных помещений.
- Организация во взаимодействии с внешней организацией, осуществляющей функции информационно-технического сопровождения и поддержки, процесса обеспечения работников офисной оргтехникой, программным обеспечением, связью и интернетом, контроль ИТ-обеспечения и ИТ-безопасности в соответствии с внутренними нормативными документами.
- Организация обеспечения работников офисным инвентарем, канцтоварами.
- Организация функционирования системы контроля управления доступом в офисные помещения и системы видеонаблюдения.
- Обеспечение командируемых работников ж/д и авиабилетами.