Бизнес-ассистент

Мы предлагаем:
- Зарплату до 150 000 рублей.
- Полную занятость с графиком 5/2.
- Работу в офисе на Ижорской улице, д. 7, г. Москва.
- Выплаты два раза в месяц.
- Возможность работать в стабильной компании.
- Комфортные условия труда.
Чем предстоит заниматься:
Выполнение поручений руководителя, в том числе срочных, нестандартных, а также персональных заданий (поиск поставщиков конкретного продукта, контроль исключительных закупок, поиск товарноматериальных ценностей).
Обработка финансовой информации: сбор данных из разных источников (счета, акты, выписки, отчёты подразделений); сведение в единую структурированную таблицу по ключевым финансовым показателям (выручка, расходы, маржинальность, остатки и пр. ); проверка корректности данных, выявление расхождений, подготовка кратких сводок и пояснений для руководителя.
Взаимодействие с кадровыми агентствами: передача заявок, координация этапов отбора, ведение учёта статусов кандидатов, фиксация обратной связи.
Взаимодействие с рекламными агентствами: приём и учёт материалов, контроль сроков, организация согласований, ведение реестра договоров, приложений, актов и оплат.
Работа с юристами на аутсорсинге: передача входящих документов и запросов внешним юристам, фиксация сроков отработки; сбор недостающих сведений/документов по запросу юристов и оперативное доведение их до ответственных подразделений; контроль статусов согласования договоров и иных документов, напоминание о дедлайнах; ведение реестра договоров/допсоглашений (номер, дата, контрагент, статус, срок действия, особые условия) в Excel/CRM; фиксация и передача руководителю ключевых рисков и замечаний юристов по документам.
Контроль исключительных закупок и работа с ТМЦ: контроль исполнения нетипичных и исключительных закупок по поручениям руководителя; поиск поставщиков под конкретный продукт строго по распоряжению директора; организация поиска и приобретения товарноматериальных ценностей по индивидуальным заданиям.
Разовые нетипичные заказы продукции: приём ТЗ, запрос коммерческих предложений, сравнение условий, согласование выбора с руководителем, оформление заказов, контроль отгрузок и приёмки, информирование о возможных задержках.
Коммуникация с внешними поставщиками услуг: ведение деловой переписки и переговоров, фиксация договорённостей, контроль исполнения обязательств, оперативное реагирование на отклонения и предложение вариантов решения.
Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, при необходимости - оформление виз, страховок; формирование пакета документов для поездки, напоминание о важных деталях.
Зона ответственности и уровень самостоятельности:
мелкие и операционные вопросы, не имеющие стратегического значения и не влекущие существенных финансовых и организационных затрат, сотрудник решает самостоятельно врамках установленных регламентов. По вопросам, требующим значительных финансовых или организационных ресурсов, сотрудник готовит краткую аналитику и предлагает2-3 варианта решения с оценкой сроков, стоимости и основных рисков по каждому. Финальное решение принимает руководитель.
Мы ожидаем от кандидата:
Образование: высшее или среднее профессиональное. Профильное образование приветствуется, но не является обязательным.
Опыт: от 1-2 лет на позиции помощника руководителя, ассистента, координатора или в схожей административной роли с подтверждённым опытом выполнения аналогичных задач.
Ключевые навыки: уверенный Excel (сводные таблицы, формулы, очистка и структурирование данных, работа с « грязными» данными); грамотная деловая коммуникация (письменная и устная), умение структурировать информацию и упаковывать варианты решений в краткую форму; понимание базовых процессов договорной работы и документооборота (в том числе при работе с внешними юристами); навыки ведения реестров, фиксации статусов и контроля сроков; умение приоритизировать задачи и работать в условиях многозадачности; способность чётко выполнять персональные поручения руководителя и фиксировать промежуточные статусы.
Личные качества: организованность, внимание к деталям, ответственность, умение работать с конфиденциальной информацией, исполнительность при персональных заданиях.