Секретарь/Помощни­к председателя общественной организации

Секретарь с функциями помощника председателя общественной организации Общественная организация, которая работает с врачами, ищет секретаря для руководителя, который является известным врачом. Основная деятельность организации - проведение обучающих мероприятий для врачей. Это ежегодная большая конференция в Москве, выездные мастер-классы в разных городах, онлайн-мероприятия. Также общественная организация проводит научные исследования, занимается публикационной деятельностью, обучением студентов и ординаторов. Секретарь и помощник председателя организации будет помогать ему эффективно планировать и решать ежедневные задачи, вести работу с важными и текущими документами организации. Работа полный рабочий день в офисе организации. Требуется сотрудник с высокой стрессоустойчивостью, высокой скоростью реакции, с достаточным уровнем самоорганизации, обращающего внимание на детали. От вашей работы будет зависеть эффективность проводимых мероприятий организации.
Мы предлагаем:
- График: 5/2 с 8:00 до 17:00 (возможна редкая работа в выходные при проведении мероприятий);
- Место работы: центр Москвы (Хамовники)
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- Заработная плата: от 60 000 рублей, окончательная сумма обсуждается на собеседовании по итогам оценки ваших навыков;
- Плюсы работы в НКО: возможность влиять на социально значимые проекты, знакомство с лидерами врачебного сообщества, участие в публичных мероприятиях.
Чем предстоит заниматься:
1. Управление документами и поручениями:
Просмотр электронной почты: фильтрация входящих писем, распределение запросов по темам и ответственным;
Ведение реестра документов организации;
Организация печати и подписи документов у руководителя;
Сбор и передача документов в бухгалтерию;
Контроль выполнения поручений: фиксация, напоминание сотрудникам о сроках, сбор результатов.
2. Коммуникации и встречи:
- Запись на прием к Председателю;
- Ведение рабочего расписания руководителя;
- Организация личных и онлайн-встреч (Zoom / Яндекс Телемост / Telegram): рассылка ссылок, подготовка презентаций, раздаточных материалов;
- Ведение переписки (стандартные ответы, запросы документов, подтверждение участия в мероприятиях).
3. Отчетность и CRM:В·
- Создание отчетов для отчетных совещаний (автоматические выгрузки и полуавтоматические сводные таблицы в Excel);
- Составление итоговых отчетов.
4. Организационная поддержка:
- Подготовка встреч, заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение участников о времени/месте/повестке дня, рассылка протоколов);
- Работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир;
- Заказ канцелярии, воды, расходных материалов для офиса и выездных мероприятий;
- Организация кофе-брейков и питания на встречах, заседаниях и мероприятиях.
5. Личные поручения руководителя (изредка), организация поездок и командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц), заказ билетов для гостей/партнеров, поиск и заказ подарков, цветов, поздравлений
Требования
- Высшее образование;
- Опыт работы помощником руководителя будет преимуществом;
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel и PowerPoint), электронные документы (Google таблицы), навык работы с CRM-системами, электронной почтой.
- Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
- Исполнительность и пунктуальность;
- Умение быстро находить оптимальное решение в нестандартных ситуациях;
- Грамотная устная и письменная речь (ведение переписки от имени организации);
- Знание английского языка (уровень не ниже Intermediate) будет вашим преимуществом, так как Председатель ведет международную деятельность. Можетпотребоваться вести переписку на английском с зарубежными партнерами, а также встречать и сопровождать англоговорящих гостей на мероприятиях и встречах.